Recrutement d'un agent d'accueil (m/f)

L'Administration luxembourgeoise vétérinaire et alimentaire (ALVA) recrute un agent d'accueil (m/f) dans la carrière C1 à tâche complète à durée indéterminée.

Le poste est disponible sous le statut de fonctionnnaire.  

Il est aussi ouvert aux ressortissants des Etats membres européens.

La date limite de candidature est le 10 novembre 2023. Les candidatures sont à déposer via le site GovJobs.

Missions

• L’agent aura pour mission principale d’accueillir, renseigner et orienter les visiteurs et fournir le support matériel nécessaire au bon déroulement des réunions et des activités principales de l'administration afin d'offrir un soutien efficace et de qualité aux utilisateurs internes et externes et :
  • Assurer la gestion de la réception et de l’accueil et orienter les demandes émanant de l'extérieur vers le service interne compétent;
  • Assurer le traitement, l’encodage et la distribution du courrier interne et externe pour l’ALVA;
  • Gérer les salles de réunion et de conférences et veiller à la mise à disposition des salles de réunion conformément aux demandes formulées;
  • Gérer et organiser les adresses email de l’ALVA;
  • Effectuer le classement de documents, ainsi que des fichiers et des listes de données et veiller à leur accessibilité;
  • Encoder et importer des données dans des fichiers ou des bases de données et en assurer le contrôle, imprimer et diffuser les listes des données importées;
  • Participer au bon déroulement d'activités prévues dans les missions de l'administration.

Profil

Compétences techniques

• Disposer de notions de base concernant la législation et la réglementation du domaine de l’ALVA;
• Savoir travailler avec Word et Outlook;
• Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique;
• Connaître le fonctionnement et l'organisation interne de l'administration ainsi que l'organigramme avec les différents services et attributions du personnel.

Compétences comportementales

• Flexibilité et motivation;
• Bon esprit d'équipe;
• Proactivité;
• Capacité d'adaptation, d'initiative et d'autonomie.

Atouts

• Maîtrise de la plateforme d’échange SharePoint;
• Maîtrise parfaite des trois langues administratives et bonnes connaissances de la langue anglaise;
• Expérience dans le domaine administratif et/ou secrétariat.